Chủ tịch Hồ Chí Minh từng nói: "Tài liệu có giá trị đặc biệt trên phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá: "Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng".
(Thông đạt 1-C/VP ngày 03/01/1946)
Nhận thức rõ tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ đối với việc xây dựng và kiến thiết đất nước, Đảng và Nhà nước ta đã từng bước ban hành các chủ trương, chính sách và có đầu tư thích đáng cho công tác văn thư, lưu trữ và đạt được nhiều thành tựu to lớn. Ngày 04/4/2001, Ủy ban Thường vụ Quốc hội khóa X đã ban hành Pháp lệnh số: 34/2001/PL-UBTVQH10 về Lưu trữ Quốc gia, trong đó nêu rõ: "Tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn". Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 chỉ rõ: "Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp".
Tại Hà Tĩnh, Trung tâm Lưu trữ tỉnh được thành lập từ năm 1998 nhằm thực hiện chức năng giúp Chánh Văn phòng và UBND tỉnh thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh; sau nhiều lần thay đổi tên gọi và cơ cấu tổ chức bộ máy nay là Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ, công tác lưu trữ ngày càng chuyển biến tích cực và đạt nhiều kết quả đáng ghi nhận.
Nhìn lại thời kỳ sơ khai, khi vừa mới thành lập, Trung tâm Lưu trữ tỉnh chủ yếu hoạt động, phục vụ cho công tác lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh, chưa thực hiện nhiều các nhiệm vụ quản lý nhà nước trên địa bàn. Nhiệm vụ chủ yếu lúc bấy giờ là bảo quản tài liệu của Văn phòng UBND tỉnh; công tác chỉnh lý, bảo quản tài liệu tại các cơ quan các cơ quan, đơn vị địa phương chưa được quan tâm; tài liệu tồn động, tích đống còn nhiều chưa được xử lý…. Năm 2010, Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thành lập trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, tổ chức quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại Phòng Cải cách Hành chính - Quản lý Văn thư lưu trữ với Trung tâm Lưu trữ theo Quyết định số 1968/QĐ-UBND ngày 06/7/2010, công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại tỉnh Hà Tĩnh có nhiều chuyển biến tích cực. Đến năm 2018, để tách bạch rõ giữa nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ và hoạt động sự nghiệp lữu trữ; từ đó bố trí đúng công chức, viên chức theo vị trí việc làm, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động dịch vụ lưu trữ; phát huy chức năng của Lưu trữ lịch sử tỉnh trong quản lý tài liệu lưu trữ; phát huy giá trị tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu, hoạch định chính sách và bảo tồn các di sản tư liệu lâu dài; góp phần từng bước hiện đại hóa hoạt động lưu trữ lịch sử, nhất là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu; UBND tỉnh đã ban hành Quyết định 3582/QĐ-UBND ngày 28/11/2018 về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, ngày 01/3/2019 Trung tâm chính thức ra mắt và đi vào hoạt động.
Từ khi thành lập (Chi cục) và nay Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, công tác lưu trữ và đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ngành Lưu trữ tỉnh không ngừng vượt qua mọi khó khăn gian khổ, phát triển cả về số lượng và chất lượng, có nhiều đóng góp trong công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh nhà. Là một ngành đặc thù, những cán bộ, công chức, viên chức làm công việc lưu trữ vẫn đang ngày đêm âm thầm, miệt mài với những tập hồ sơ, tài liệu giấy tờ nhằm phục vụ việc khai thác, nghiên cứu, hoạch định các chính sách phát triển kinh tế, xã hội và cũng chính những hồ sơ, tài liệu đó được lưu giữ lâu dài để phản ánh một bức tranh toàn cảnh về các mặt hoạt động của tỉnh… đã đạt được nhiều kết quả trên các mặt như:
- Tham mưu ban hành văn bản: Ngành Lưu trữ đã ra sức phấn đấu, tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, chính quyền các cấp trong công tác bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ... tạo cơ sở pháp lý đưa hoạt động Lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn công tác của các cơ quan, tổ chức, cũng như yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội, đồng thời tạo điều kiện cho việc quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ như: Quyết định số 621/QĐ-UBND ngày 05/3/2012 về việc ban hành quy định tiêu chí đánh giá, xếp loại thi đua thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các sở, ban, ngành và UBND cấp huyện; số 3765/QĐ-UBND ngày 03/12/2014 ban hành kế hoạch chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan, đơn vị, địa phương giai đoạn 2015-2020; số 2264/QĐ-UBND ngày 15/6/2015 Ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; số 2816/QĐ-UBND ngày 21/7/2015 của UBND tỉnh ban hành Danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh; số 2916/QĐ-UBND ngày 01/10/2018 của UBND tỉnh về Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan, tổ chức, địa phương giai đoạn 2019-2021; số 3406/QĐ-UBND ngày 17/10/2019 ban hành bổ sung, điều chỉnh Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; số 33/2019/QĐ-UBND ngày 17/6/2019 của UBND tỉnh ban hành quy chế gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh; số 2541/QĐ-UBND ngày 14/12/2022 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Chương trình “Công bố tài liệu lưu trữ tỉnh Hà Tĩnh, giai đoạn 2022 - 2030”; số 764/QĐ-UBND ngày 05/4/2023 ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; …
- Về công tác chỉnh lý: Tại thời điểm năm 2015 tổng số tài liệu tồn đọng trên toàn tỉnh lên tới 9.205 mét giá tài liệu (theo Quyết định số 3765/QĐ-UBND ngày 03/12/2014). Với sự chủ động tham mưu của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, sự quan tâm của UBND tỉnh sau 8 năm thực hiện hai Quyết định chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống (Quyết định số 3765/QĐ-UBND ngày 03/12/2014; số 2916/QĐ-UBND ngày 01/10/2018 của UBND tỉnh) đến nay Hà Tĩnh đã xử lý cơ bản số lượng tài liệu tồn đọng, tích đống (gần 8000 mét giá). Tài liệu sau chỉnh lý đã phục vụ tích cực cho việc khai thác để giải quyết các vụ việc thanh tra, kiểm tra, khiếu nại, tranh chấp, tố tụng …, phục vụ nghiên cứu, xây dựng các cơ chế, chính sách, học tập v.v...
(Hình ảnh Chỉnh lý tài liệu lưu trữ)
- Công tác thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ: Từng bước được quan tâm và đi vào nề nếp. Hiện nay hầu hết các cơ quan, đơn vị đã bố trí được phòng kho để bảo quản tài liệu. Công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được tăng cường cả về số lượng và chất lượng; năm 2008 số lượng tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử chỉ có 196 mét giá, thì đến nay số lượng thu thập vào Lưu trữ lịch sử đã lên đến 1.945,891 mét giá tài liệu của 198 phông, tăng gần 1.750 mét so với năm 2008; quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của 52 phông với 33.686 hồ sơ, 658.113 văn bản, 2.703.340 trang văn bản điện tử được số hóa từ văn bản giấy. Công tác bảo quản tài an toàn tài liệu tại Trung tâm được đặt lên hàng đầu (Ban hành Quy chế quản lý, sử dụng tài liệu trong kho; Quy chế vận hành các thiết bị bảo quản…); kiểm tra kho tàng, đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy, thực hiện vệ sinh, duy trì chế độ nhiệt độ, độ ẩm tối ưu cho Kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định. Hiện nay ngoài việc thu thập tài liệu giấy Trung tâm đã và đang thực hiện thu thập tài liệu điện tử. Đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới (đã thí điểm tập lưu Quyết định năm 2021 của Sở Nội vụ; năm 2023, tiến hành thu tài liệu điện tử của Sở Thông tin và Truyền thông và Sở Tư pháp).
(Hình ảnh Tài liệu giấy được bảo quản)
- Công tác thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ: Từng bước được quan tâm và đi vào nề nếp. Hiện nay hầu hết các cơ quan, đơn vị đã bố trí được phòng kho để bảo quản tài liệu. Công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được tăng cường cả về số lượng và chất lượng; năm 2008 số lượng tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử chỉ có 196 mét giá, thì đến nay số lượng thu thập vào Lưu trữ lịch sử đã lên đến 1.945,891 mét giá tài liệu của 198 phông, tăng gần 1.750 mét so với năm 2008; quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của 52 phông với 33.686 hồ sơ, 658.113 văn bản, 2.703.340 trang văn bản điện tử được số hóa từ văn bản giấy. Công tác bảo quản tài an toàn tài liệu tại Trung tâm được đặt lên hàng đầu (Ban hành Quy chế quản lý, sử dụng tài liệu trong kho; Quy chế vận hành các thiết bị bảo quản…); kiểm tra kho tàng, đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy, thực hiện vệ sinh, duy trì chế độ nhiệt độ, độ ẩm tối ưu cho Kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định. Hiện nay ngoài việc thu thập tài liệu giấy Trung tâm đã và đang thực hiện thu thập tài liệu điện tử. Đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới (đã thí điểm tập lưu Quyết định năm 2021 của Sở Nội vụ; năm 2023, tiến hành thu tài liệu điện tử của Sở Thông tin và Truyền thông và Sở Tư pháp).
(Hình ảnh Tài liệu tích đống chưa chỉnh lý)
- Công tác ứng dụng công nghệ thông tin: Được xác định là nhiệm vụ tất yếu, trọng tâm cho các động nghiệp vụ lưu trữ. Nên ngay từ rất sớm (năm 2009) Hà Tĩnh đã đầu tư xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, lập nên Trang thông tin điện tử (hoàn thành và đưa vào sử dụng từ năm 2011). Năm 2016, Trang thông tin điện tử được nâng cấp thành Cổng thông tin điện tử và chính thức từ năm 2017; năm 2020 Trung tâm đã tiến hành nâng cấp cơ sở dữ liệu theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/1/2019 của Bộ Nội vụ “Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử”. Cổng thông tin điện tử tích hợp phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử được đưa vào phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu trực tuyến, đánh dấu một bước ngoặt đưa Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh trở thành đơn vị đầu tiên trong cả nước cung cấp các dịch vụ công trực tuyến toàn trình. Cung cấp bản sao, chứng thực tài liệu… Độc giả có thể thực hiện đăng ký tài khoản online để khai thác, sử dụng tài liệu trực tuyến ở mọi nơi, mọi lúc.
Phục vụ độc giả khai thác tài liệu trực tuyến đạt kết quả:
+ Tổng lượt khai thác trực tuyến từ năm 2017 đến nay là 1.607 lượt;
+ Kích hoạt 671 tài khoản độc giả online;
+ Tổng số lượt độc giả truy cập vào cổng thông tin từ khi đưa vào hoạt động đến nay là 991.000 lượt.
Thực hiện chương trình chuyển đổi số của Chính phủ và Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”, Hà Tĩnh đã ban hành Quyết định số 4020/QĐ-UBND ngày 25/11/2020 về ban hành Kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2021 - 2025. Đến năm 2023, đã thực hiện số hóa:
+ 52 phông tài liệu;
+ 33.686 hồ sơ 658.113 văn bản;
+ 2.703.340 trang tài liệu;
Dự kiến đến năm 2025, đạt khoảng 80% số lượng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử sẽ được số hóa để tiếp tục phục vụ độc giả khai thác tài liệu trực tuyến.
- Công tác phát huy giá trị tài liệu: Được triển khai thực hiện với nhiều hình thức phong phú, đa dang như: Hàng năm thông báo số lượng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử và thủ tục khai thác đến các cơ quan, đơn vị; viết bài giới thiệu tài liệu lưu trữ gắn với các sự kiện, ngày lễ kỷ niệm trên cổng thông tin điện tử của Sở Nội vụ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
(Hình ảnh Viết bài giới thiệu tài liệu lưu trữ)
Đặc biệt nhân kỷ niệm 190 năm thành lập tỉnh (1831-2021) và 30 năm tái lập tỉnh (1991-2021); năm 2021, Hà Tĩnh phối hợp Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I xây dựng và tổ chức triển lãm 3D. Ngày 20/12/2021, chính thức triển lãm được công chiếu trên trang mạng Internet, hiện các nền nay tổng lượt truy cập trên tảng là hơn 15.000 lượt.
(Hình ảnh Triển lãm 3D trực tuyến)
Để phát huy giá trị tài liệu sau triển lãm Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã tham mưu UBND tỉnh thực hiện công tác tuyên truyền, giáo dục lịch sử hình thành và phát triển của tỉnh Hà Tĩnh qua tài liệu lưu trữ tại 13 huyện, thành phố, thị xã và 7 trường THPT trên địa bàn tỉnh cho gần 2.100 cán bộ, công chức, viên chức và học sinh nhằm nâng cao ý nghĩa giáo dục và tầm quan trọng về giá trị các tài liệu, hình ảnh, bản vẽ tiêu biểu trong triển lãm 3D trực tuyến “Hà Tĩnh theo dòng lịch sử qua tài liệu lưu trữ”; Giới thiệu được quá trình hình thành và phát triển vùng đất Hà Tĩnh; thành tựu, kết quả tiêu biểu trên tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế văn hóa - xã hội, quốc phòng an ninh của tỉnh; Giới thiệu các sự kiện nổi bật của tỉnh Hà Tĩnh; sự thay đổi địa giới hành chính, tên gọi của tỉnh Hà Tĩnh qua các thời kỳ; Giới thiệu các tài liệu, tư liệu, hình ảnh về Hà Tĩnh gồm: Châu bản triều Nguyễn, Mộc bản triều Nguyễn, tài liệu thời kỳ Pháp thuộc, tài liệu hình ảnh từ năm 1945 đến nay.
(Hình ảnh công tác tuyên truyền lịch sử hình thành và phát triển tỉnh Hà Tĩnh qua tài liệu lưu trữ)
Bên cạnh những kết quả đạt được, Hà Tĩnh cũng đang phải đối mặt với nhiều nhiều khó khăn thách thức như: Việc quản lý hồ sơ tài liệu tại một số cơ quan trên địa bàn còn lỏng lẻo; tiêu hủy tài liệu còn tùy tiện chưa thực hiện đúng quy định về Pháp luật lưu trữ; tại một số cơ quan, tổ chức vẫn còn tình trạng tài liệu tích đống, bó gói chưa được chỉnh lý và bảo quản đúng quy định… Dự án xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh chưa được triển khai xây dựng. Toàn bộ số lượng tài liệu thu thập từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử đang được Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh bảo quản trong các phòng kho tạm (cải tạo phòng làm việc làm phòng kho), ngoài hành lang của nhà làm việc. Đây chính là khó khăn lớn ảnh hưởng đến các hoạt động khác của Trung tâm như bảo quản, thu thập, trưng bày…
Với truyền thống của con người Hà Tĩnh, Ngành Lưu trữ Hà Tĩnh đã quyết tâm phát huy những kết quả đạt được, khắc phục tồn tại, khó khăn để đưa Ngành Lưu trữ Hà Tĩnh ngày một hoàn thiện và chuyển mình theo hướng hiện đại Lưu trữ số, nhằm từng bước đưa vị thế ngành lưu trữ Hà Tĩnh phát triển trong cả nước, khẳng định vai trò của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là “mỏ vàng văn hóa”, nơi bảo quản rất nhiều tài liệu lưu trữ có giá trị trên rất nhiều các lĩnh vực của đời sống, văn hóa và xã hội.
Trải qua hành trang 78 năm truyền thống vẻ vang của Ngành, với nỗ lực của toàn Ngành, tin tưởng rằng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Ngành Lưu trữ tỉnh nhà sẽ vượt qua những khó khăn, thử thách để hoàn thành tốt nhiệm vụ công tác được giao, đáp ứng yêu cầu trong tình hình mới./.
Tin, bài ảnh: Nguyễn Thị Thái Hòa, Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh